合同台账的风险点以及企业如何对合同台账进行有效管理

2023/07/19

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合同台账是合同全生命周期管理中的一个重要阶段,企业在合同台账管理中的风险点会有几个方面:

  • 企业合同流程管理不规范:不规范的合同管理将导致合同管理流程的混乱和延误,未及时更新或归档合同会影响合同的有效性和法律效力,进而导致合同风险等问题。

  • 合同履约问题:合同履约不及时或不完全履约,可能会导致合同争议和纠纷的发生。

  • 合同变更风险:合同变更的风险包括未经授权变更、超出权限变更、变更的过程中保密性不足等问题。如果没有相应的管理机制和规定,将导致变更的风险和不确定性。

  • 台账管理系统的数据安全隐患:经授权访问、账户权限过大等安全隐患将可能引发合同数据丢失、合同泄露、合同篡改等风险。


为了有效管理合同台账,需要从以下方面着手:

  • 规范工作流程,制定相关的合同管理制度,明确相关部门或人员的职责和权限。

  • 及时对合同信息进行登记、更新、校验,确保合同信息真实可靠、完整有效。

  • 对重要的合同进行分类管理,建立实体合同和电子合同档案,并建立合同保管和合同归档制度。

  • 建立合同履约管理机制,跟踪合同履约的情况,并及时催办合同履约事项,确保合同有效的执行。

  • 加强合同变更管理,明确合同变更的审批流程,保证合同变更的合规性。

  • 建立合同信息的数据化管理系统,通过技术手段实现合同的智能管理,提高合同管理的效率。

  • 建立相应的合同风险预警机制和应急预案,及时识别和应对合同管理中的风险。


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