把系统建设目标、业务需求说清楚，是选型成功的基石。企业可以参考以下的要点进行梳理。
1、搞清楚需求关键需求部门和岗位
一般情况下，预算承担部门就是关键部门。关键部门是合同系统需求的主要来源部门，也是系统建设完成后验收部门，理清关键部门的系统建设要求及需求，合同系统的选型才能有的放矢。
合同需求是通用需求，涉及采购、销售、研发、财务、行政、工程、投融资等各业务领域，当企业合同系统建设涉及多领域合同业务管理时，要确认核心的业务板块需求，其他板块需求尽量往核心需求靠拢。
2、发现痛点需求
关于“需求”，包括了业务需求、技术需求，企业在进行业务需求梳理时，要注意提供的是原始需求，而不是把解决方案当做需求。
这里推荐一种业务需求分析方法。
大部分的业务问题和需求，都不是孤立的，需要在端到端的流程中去审视。因此，企业在分析合同管理需求时，需要采用端到端的流程分析方法。
首先明确高阶业务流程，保证业务大闭环。基于业务大闭环，需要分割出每个闭环的业务环节，如下图的1~6个业务环节。
其次，基于每个业务环节，以业务流程方式，从以下维度进行需求的梳理：
疼痛度：区分痛点需求、爽点需求、痒点需求。
优先级：痛点>爽点>痒点。
解决方式：管理流程改善、系统功能抓手。不是所有问题和需求都需要通过系统来解决，要有所区分。
3、确认系统建设目标
业务痛点理清后，其实系统建设目标就出来了，清晰的系统建设目标，必须满足这些特性：
目标能够清晰表达出来
目标在核心用户及买单部门层面达成一致
目标尽量能够量化
合同系统的建设目标，一般从这些维度进行总结：
效率提升
风险防范能力
4、确认系统定位
工具型系统：如果企业定位合同系统为工具型，那么系统搭建侧重点、要解决的问题，往往是效率类、风险防范能力类的问题，未来更加的高效，可能会放弃一部分的规范性要求。对合同系统而言，工具型的合同系统定位，要能够充分提升企业合同管理效率，一般包括这些效率点：
相对方准入和资质查验效率
合同起草效率
合同协同效率
合同评审效率
合同用章效率
合同归档效率
合同变更效率
合同履行监控效率
管理型系统：如果企业定位合同系统为管理型，那么系统搭建的侧重点、要解决的问题，往往是管控类的问题，目标是降低企业管理风险、规避潜在的损失。为了更加的合规，为了流程的规范，可能会放弃一部分的效率。对合同系统而言，工具型的合同系统定位，要能够充分提升企业的流程规范、合规管理能力、风险管理能力，一般包括这样的需求点：
相对方准入合规：例如相对方维护时，需要审批才能够生效。
合同起草规范：例如某类合同必须使用标准模板填空完成，不允许修改条款。
合同文本合规：例如需要通过NLP、OCR等工具对合同条款进行识别和检查。
合同协商合规：例如某类合同必须有指定部门和岗位的意见、意见必须留痕。
审批流程合规：例如审批人不允许修改合同内容，必须驳回修改重新审批。
合同用章合规：例如印章保管分工、用章流程规范。
合同变更规范：例如变更签订主体必须重签合同。
合同履行规范：例如合同必须结构化以支持下游履行系统的规范执行。
5、输出需求文档PRD
痛点需求是合同系统选型的核心需求，痛点需求分析完成后，需要输出清晰的需求文档，即PRD文档。PRD文档至少包括以下的核心要点：
系统建设目标：要求能够量化。
组织范围：合同系统覆盖的公司范围。
业务范围：合同系统覆盖的业务领域，例如物资采购、服务采购、融资租赁等。
业务需求：这是PRD的核心，要非常明确。一般包括这几块内容。
功能需求：从合同管理体系、合同起草、协商、审批、用章、归档、借阅、变更、履行、风险预警等维度进行梳理。功能需求不等于系统功能菜单，同一功能需求，不同产品的实现逻辑和操作都不一样，企业只需要说清楚效果即可，至于是否产品标准功能、是否需要客户化开发、采用何种实现方法，由合同系统提供商评估即可。
历史数据处理需求：建议历史未结合同全部纳入初始化范畴。同时提供标准的历史数据导入或者补录工具，便于企业持续的合同补录。
接口集成需求：这是特别容易忽略的点，很多企业在实施时才明确接口系统和数量，导致变更。
交付物要求：除了常规的方案，要注意明确是否需要测试用来和脚本。
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