如何选择合适的合同管理产品

2022/12/09

1、考察产品力

Demo或者POC演示是必须的过程

合同系统目前已经是非常成熟的产品,企业在选型过程中,系统Demo或者POC是必须的过程,通过演示,可以对候选产品的操作和界面风格有直观的感知,同时,功能匹配的准确性会更高。

演示基本要求:

产品演示,需要从以下几个点来提要求和进行:

端到端演示、重要功能单点演示相结合:1)提供端到端的业务流程,按业务流程演示;2)对于核心需求涉及的功能或者某些独特功能(例如合同关键信息提取),可以单点演示。

要特别注重逆向流程:演示时,企业往往会关注正向业务流程的走通而忽略了各类逆向流程,而逆向流程才是最难出来的。因此,系统Demo不仅要演示正向业务流程,更要演示逆向业务流程,例如用印撤回、合同作废。

采用实际业务数据:采用脱敏的真实业务数据和单据,才能让用户在Demo过程中身临其境进行评估。

厂商陪同演示。B端产品有一定复杂性,需要厂商和试用人员face to face 进行试用,及时沟通需求和解答疑问。

配置能力很重要

合同管理是各业务领域通用需求,不同领域的数据分析维度、履行方式不同,导致了合同系统必须具备强大的配置能力,尤其是操作页面的字段个性化配置能力、工作流的配置能力。在考察产品环节,合同产品必须在以下的方面具备灵活的配置能力:

合同范本和模板:重点考察字段个性化配置能力。

合同起草:重点考察字段个性化配置能力。

合同用章:重点考察字段个性化配置能力。

合同归档:重点考察字段个性化配置能力。

合同变更:重点考察字段个性化配置能力。

合同审批工作流:重点考察流程配置、流程规则、审批条件、审批页面的配置能力。

标准接口能力很重要

接口能力体现了产品的成熟度,也影响了实施周期、双方实施成本,因此,必须考察产品的标准接口,标准接口越完善,产品的成熟度越高。

考察过程中,厂家必须提供标准接口清单及文档,标准接口一般占接口数量的50%以上。

生态圈很重要

合同系统的建设涉及业务执行和管理效率提升、风险防范能力提升、合规管控能力提升,这些能力的搭建和提升,离不开大量的智能化生态能力组件的支持。候选产品必须具备开箱即用、完整的智能化组件能力,用户在需要时启用即可。

对于企业资质查验(常见的生态提供商包括启信宝、企查查、天眼查)、电签能力(常见的生态提供商包括法大大、e签宝、上上签),必须具体聚合功能,快速切换组件产品提供商,以电签举例,用户在用章时可以选择不同的电签产品,而不需要重新进行电签功能的实施。

最佳实践是加分项

最佳实践体现了产品化能力,如果合同产品在合同结构化、条款结构化、收付款结算履行等方面能够提供行业或者业务领域的最佳实践,则可以作为产品选型的加分项。

2、考察产品持续进步的能力

合同系统涵盖了合同拟制生命周期、合同履行生命周期,同时包含了众多垂直领域的能力,例如电签、资质查验、智能审查等,合同产品的生态整合能力、持续快速迭代能力,可以快速响应企业后续业务变化、降低企业升级迭代成本和风险,因此,在合同产品选型过程中,必须考察产品持续迭代进步的能力。

一般从以下几方面考察候选产品的持续进步能力:

产品框架:产品框架属于最新及最流行的技术路线,保证底层框架的可升级。

产品结构:产品结构解耦度高,调整和升级难度小。

产品迭代机制:有完善的产品迭代机制,保证产品定期迭代升级。

产品未来3年规划:产品未来3年规划与企业业务需求或发展路线有交集。

产品团队构成及规模:产品团队必须具备企业内部管理信息化的实施经验,尤其是ERP、CRM、SRM等大型核心产品的实施经验或者开发经验。

3、SaaS还是OP(本地部署On Premise)

SaaS还是OP,是合同产品选项最纠结的项目。对服务模式的纠结原因有很多,包括信息安全、掐脖子,这些其实都不是最根本的问题,都是技术手段可以保证的,因此,部署方式不是关键,符合安全标准即可。

在《跨越鸿沟》一书中,提出了技术采用生命周期 (technology adoption life cycle)的模型,将用户区分为5大类,其中主力用户是早期大众和后期大众,并给出了一个形象的判断依据,如果“ 当我看到电动车的功能和优势都得到了证明,并且公路上也有了足够的服务站时,我就会考虑购买”,那么我就是早期大众。现阶段SaaS模式的合同系统,就类似新能源汽车,产品的优势、对标的案例已经完全具备条件,因此,作者强烈建议企业选择SaaS模式的合同产品。

产品优势:

低成本获取技术进步成果:合同智能审查、OCR、电签、全电发票等技术在不断迭代,SaaS模式可以让企业低成本、快速享受这些技术进步成果。

快速响应业务需求:系统建设阶段,难以做到所有需求全部理清楚,同时,频繁的业务需求变更也要求系统快速做出相应,在传统的OP模式下,必须经历IT收集需求、供应商评估、双方商务谈判、合同签约阶段,响应效率相当低下,这些冗长的流程,在CSM(客户成功管理)模式下,完全可以省略,直接建立“用户-客户成功经理”的直通路径,用户需求直达厂家。

对标案例:当前管理类型系统头部产品Netsuite、Saleforce、Oracle Fusion、SAP hana等都已经按SaaS模式提供服务

外部环境:经历了疫情的洗礼后,企业用户已经认识到了SaaS服务的便捷性。

综合看下来,合同产品选型中关于“SaaS、OP”的选择,其实是企业对技术进步接受度的选择,如果您处于某些特定的行业,则选择OP,但是对于大部分的行业,SaaS的合同产品及服务模式,是未来的趋势。

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4、需求匹配

产品评估的最重要一环是需求匹配。可以从两个指标来评估:

标准功能匹配度:系统演示效果要与业务需求进行匹配,要开匹配度。按当前合同产品的成熟度水平,标准功能匹配度一般在75%以上,低于这个比率,就需要更换产品或者调整业务需求。

需求满足度:业务需求确认后,需要产家评估需求满足度。对于核心需求,如果满足度低,则需要更换产品或者探讨备选系统方案。一般要求需求满足度100%。


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