合同大会 | 进步,就是让法务更进一步!

2022/12/26

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近日,由甄零科技与法天使主办的2022年中国合同大会顺利落下帷幕。


现场,甄零科技作为《合同起草审查指南》的联合出品方,参与了2023版新书发布仪式。


同时,甄零科技CEO谢伟虎在现场分享了主题为「进步,就是让法务更进一步」的演讲。


谢总从数字化角度对合同的理解切入。几乎所有的业务背后,都会有一份合同从开始到结束陪伴着业务的发生,从合同的洽谈到签订,再到合同的履约和关闭。


相对于发票和订单,合同包含了几乎所有的信息,它既包含了整个公司的业务管理方案、各部门分工与协作流程,也包含了标准业务的几乎全部经济要素,自始至终都参与在企业经济运行中。


所以,它不仅仅承载着经济活动的约定,也驱动着经济活动的向前推进,也许对于企业内部管理来说ERP才是心脏,但真正驱动企业不断向前发展的,是合同。合同才是企业的心脏。

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01

合同要素结构化


合同中有大量的元素与企业的经营行为相关,例如:相对方信息、商品或者服务信息、开票信息、交付信息、付款条件、履行顺序、方式和期限信息、准入性资格和条件信息、禁止性承诺和保证信息等。


甄零科技作为一家数字合同的解决方案提供商,在系统层面对合同要素进行拆解并提取,也就是说,合同系统从起草时就开始与相关业务执行系统交互,把这些结构化的合同要素以指令的形式传递到各大执行系统,或者从各大系统接受元素,从而实现第一时间掌握合同履约情况,自动的、及时的发现,规避或干预风险,减少企业损失。


当我们采取了这做法后,突然发现合同变活了,变得生动了,它不再是摆在档案柜里等着销毁的A4纸,而是实时在变化发出指令和信号的核心,这些指令和信号包括:执行系统应该做什么、现在的进展有哪些风险、是否需要干预,是否需要预警等等。在风险大厅,企业法务就可以关注日常被告知的各种风险,必要时可以干预并告知相关部门,甚至可以发出风险单,让相关人员知晓或者进行干预。


02

重大承诺闭环管理


合同的要素结构化成就了重大承诺的结构化。对于事前的风险,企业法务能够实现一键标记重大承诺,给法务、业务、财务、证券自动形成了重大承诺清单,供经营会上进行重大承诺的review和应对,结合合同履约的实施状态,自动可以转为风险。比如:采购类的合同涉及合同履约进度是否正常无风险、付款条件是否达成、履约保函或保证金是否及时全额收取等;销售类合同是否延期交付是否会有惩罚性条款、经销商代理的业绩目标是否达成、返利条件是否达到,返利结算是否完成、销售类框架协议签订后,是否有足量下销售订单等。


03

合同分类背后是企业的业务场景


基于对合同管理多年的行业经验和沉淀,甄零科技洞察到,不同的合同类型背后是不同的经济活动。


例如,下图是国内某总承包企业的合同分类、有接近100多种合同分类,每种合同分类背后就是他们一项业务场景,比如说,epc总包合同,设计咨询类的合同,施工分包合同,保函、投融资、研发类还有些租赁类合同。


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04

合同要素的“拆”与“连”


不同经济活动意味着不同的合同管理难点:例如经营合同的金额大、履行周期长,其签署前的风控是难点;采购分包合同的年签署份数多,且采购分包合同的支付结算需要受经营合同的限制,以减少垫资风险;财务分管的各类保函,会在经营合同、采购分包等合同签署和履行的环节,均有可能起草,需要有关联关系得以实现追溯。


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05

合同全生命周期管理视角


如果每一类合同背后的结构、条款、结构化字段就是我们称之为合同要素以指令的形式和各大执行系统打通,就能通过结构化的方式、帮助企业把风险的整个过程进行了闭环管理,形成了RLM(风险生命周期管理)


仍然以工程合同为例:在几百页的工程总包合同中,潜藏着这么几种重大风险,比如业主资信风险、技术要求与排他风险、合同价格与支付风险、分供商管理风险、责任分配、不可抗力、工期罚款、争议解决等。


对动辄几亿、几十亿、上百亿的总包合同,任何重大风险在合同签署时未识别、未建议预案;在合同履行中未对风险进行跟进和处置,将会对公司造成不可估量的经济损失。


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06

丰富的数据看板


在现场,谢总也呈现了各类合同全生命周期管理视角下的数据看板, 包括对合同起草效率的评价,对模板、标准合同评价,变更效率的评价;对事前风险识别,对重大承诺履约情况的评价,对什么是好客户、什么是好合同的评价;对风险闭环管理的监控与评价,对敢承担风险的行为的复盘与评价,对事前拍脑袋、拍胸脯、拍屁股的评价。


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最后对于案件、纠纷、合规建设,包括相互之间关系的评价。丰富的数据看板能够让法务团队和经营管理团队更好的去把控合同的起草效率、重大承诺的风险、风险的全生命周期管理等一系列围绕企业管理效率和风险控制的重要指标。


07

合同价值再进一步


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最后谢总把合同里的意义和价值分了几个阶段和层次。


第一个阶段称之为存档的价值,这是目前中国 30% 左右的公司认为上了存档系统,就是上到合同管理系统的尴尬局面。早期图书馆大家能够方便调用就可以了。


第二个阶段体现在快速起草的价值上,可以为业务服务快速地、有效地去签合同,能够把这件事情落实到纸面上,有可追踪可记录的整个过程,是工具类的电子化。


第三个阶段称之为集团管控的指引者,比如一些大的集团型公司,多业态公司等。法务可能有共享中心这样的一个概念,虽然无法管到每一份具体的合同,但可以通过合同的模板要素做指导,包括通过合同的模板化和格式化去做一些强行的风控的要求。


第四个阶段是数据合同阶段,也是目前大概只有 10%- 20% 的公司再去做的一个事情。如何让法务真正的往前一步,更进一步?前面三者其实都没有本质上让法务更进一步,从业财到业财法过程,法务如何融入业财的企业,能够提前的去介入。如何能去做出更多有价值的事情,能够服务业务更好的发展。


所以,管合同不是目的,以合同为抓手,提升企业经营的水平才是目的。甄零科技要做的事情,是以合同为抓手,融合企业和业务,把合同内化到整个流程当中去,就会出现这样一个范式的变化和转移。


进步,就是让法务更进一步,谢谢大家!


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