合同管理产品选型的原则

2022/12/09

合同系统的选型,最重要的是“适合自身的,才是最好的”。适合自身,就是厂家的产品能力和实施能力,能够匹配上企业自身的需求,因此,合同系统的选型,需要从企业需求端、产品能力端、实施能力端明确选型原则,同时,企业选型的中心,也需要放在企业需求梳理、产品评估、实施能力评估这三大块。

1、企业需求端

目标比行动重要

很多企业在决定搭建合同系统后,往往会快速行动起来,大范围对市面上的产品进行评估,而忽略了最底层的问题,即,建设合同系统,是为了解决什么样的问题、达到什么样的管理目标。系统建设目标,其实就是解决了企业的什么痛点,没有解决用户痛点的系统,都是企业成本的浪费。

定位比预算重要

系统建设目标觉得了系统的定位。合同系统定位不同,对产品功能侧重点要求就不同。合同产品一般有两个定位:

工具型系统:如果企业定位合同系统为工具型,那么系统搭建侧重点、要解决的问题,往往是效率类、风险防范能力类的问题,为了更加的高效的业务执行,可能会放弃一部分的规范性和合规性要求。

管理型系统:如果企业定位合同系统为管理型,那么系统搭建的侧重点、要解决的问题,往往是管控类的问题,目标是降低企业管理风险、规避潜在的损失。为了更加的合规,为了流程的规范,可能会放弃一部分的效率。

因此,企业在系统选项前,必须对合同系统有清晰的定位,完全的工具型、管理型都不太可能,一般是侧重哪一端。定位清晰后,在鱼与熊掌不可兼得时,企业才有判断的依据。

原始需求比解决方案重要

系统建设目标最终会落实在“需求”的满足上,包括业务需求、技术需求。很多企业在选型过程中,往往陷入这样一个误区,基于自身的实际业务需求,给出了“系统解决方案”,作为“业务需求”给到厂家。选型过程中,企业需要给出的是最原始的业务需求,而不是“解决方案式”的需求,这样厂家才能从根上给出系统解决方案。

2、产品能力端

Demo/POC比PPT重要

相对于SAP、Oracle、用友、金蝶等大型ERP产品,合同系统属于轻量级的产品,企业在实际选型过程中,需要通过PPT来全面了解合同系统的功能,但更重要的是,必须要进行产品的Demo或者POC,通过演示,可以实现:

用户能够直观感受产品的风格、操作,更好评估产品适用性

企业能够了解产品功能广度、深度,以及业务的匹配程度

厂家通过系统配置,更好理解业务需求

通过演示的沟通,企业更清晰表达自身业务和技术需求

产品持续进步比部署模式重要

业务在不断变化、信息技术在不断进步、业务最佳实践在不断革新,都要求系统与时俱进,快速响应业务诉求和引入技术进步。企业在选型过程中,需要重点关注合同产品的持续进步能力和机制,保证能够低成本、快速获取产品的最新功能,而不是纠结SaaS和OP的选择。

3、实施能力端

案例/口碑比讲标重要

历史案例和口碑、厂家的业内口碑,是评估实施商能力的重要指标。

实施能力比资源数量重要

合同系统选型过程中,企业往往会关注顾问数量的投入,忽略实施能力的评估。实施能力就是厂家的基因,决定了实施效果,实施能力一般包括实施方法论、项目管理能力、行业或者业务场景的解决方案积累、企业内部管理信息系统的建设经验(尤其要考察实施顾问在ERP、SRM、CRM等大型)。


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