合同相对方管理,我们来聊些不一样的

2022/09/05

企业在进行合同签署和管理时,基于风险防范的考虑,往往需要对合作方进行审查和管理,这就需要企业具备一套完善的相对方管理体系。

目前,无论是CRM、SRM还是CLM厂商都会将相对方的基本信息、联系人信息、银行信息作为底层数据进行记录;同时基于预防相对方风险,考核其履约能力的考虑,也会借助第三方供应商,例如企查查、天眼查所提供的审查能力对其进行相对方信息的验真、诉讼记录的查询、资质信息的认证、关联交易的识别。

当我们调研了一系列工具产品服务商所提供的解决方案时,发现:“记录相对方基础信息+第三方企业查验防风险”已经成为了大家的“通用解法”。

作为合同价值产品服务商—甄零科技,我们在行业“通用解法”之上,找到了一组“更优解”。

01

CVLM如何基于

相对方构建合同风险的“山海关”

合同管理系统作为统揽公司全部经济业务的抓手,汇集了企业采购合同、销售合同、租赁合同……同时作为高频使用相对方的系统之一,天然承接了包括但不限于供应商、客户、房东等等各种不同角色的相对方。

但是,由于种种历史、权限管控原因,筑起了供应商和客户之间的权限墙,纷繁复杂的上游系统,大量错误、冗余、不一致相对方信息成为了合同业务的绊脚石、管理层数据统计分析的拦路虎,这是众多客户在相对方管理中所面临的问题,这也是部分合同出现履约风险的直接原因之一。

以常见的购销业务为例,随着市场化的加深,各家公司之间的业务关系越来越紧密,同一个相对方兼具供应商、客户身份的情况越来越普遍。如何帮助客户在兼顾数据安全的前提下通过数据整合分析预防相对方风险成为甄零的研究课题之一。

相对方作为经济业务的履行者,基于经济业务实质、所承担的权利义务不同,在不同的场景下会以不同的角色进行一系列经济活动。

对于相对方,我们面临着三大灵魂拷问:我能不能和他合作?我可以和他在哪些方面开展合作?我要如何和他合作?甄零科技基于逾130家大型企业的行业实施经验沉淀以及众多法律从业者的建议,形成“相对方信息模型”,将相对方的信息解构为三个层级:

01

主体信息层

记录例如相对方名称、证件类型、证件号码、法定代表人、开票信息等内容。

本层级的管理,回答了“我能不能和他合作”的问题。通过针对相对方进行存续情况的验证、涉诉情况的分析、行政处罚的查询、重大变更的评估,向管理者、合同审批人、法务提供了大量客观数据辅助决策,让老赖、皮包公司无所遁形。

02

业务属性层

记录相对方的业务角色(供应商/客户等)、业务评级等内容。

本层级的管理,回答了“我可以和他在哪些方面开展合作”的问题。根据企业自己的准入要求,业务条件,与相对方的历史往来综合评判相对方在特定业务中的评级,向管理者、合同审批人提供客观数据,辅助其明确相对方适用哪些商务政策、可以给予其多久的账期,让业务员的违规操作暴露在阳光之下。

03

业务信息层

记录相对方在业务属性下的联系人、收付款银行信息、地址信息、资质证明等内容。

本层级的管理,回答了“我要如何和他合作”的问题。合作最后落在三个要素上:人、钱、货。通过对以上三要素的管理,合同拟制时可自动带出业务对接人并填写入合同文本,更可在合同拟制及后期履行收付款时自动带出相应的银行账户,降低业务员起草合同、申请付款时的错漏风险,更可大幅减少审批者的核对工作量。

另外,通过“相对方信息模型”的三层结构,一来业务人员可以从业务属性层出发,针对相对方进行信息记录;二来业务人员之间可通过业务属性的不同进行权限隔离,保证自己的客情信息不泄露。对于管理层而言“站得高才能看得远”,更可通过主体信息层的“上帝视角”,对相对方进行一个情况全览,形成相对方画像,综合评估一个相对方的合作价值。

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这是甄零合同管理系统在相对方信息记录上提供的“更优解”;这更是甄零对如何构建合同风险的“山海关”的回答。

02

除了“黑名单”

还可以给相对方赋予哪些标签

当我们说到要对相对方进行标签管理,大家的第一反应是黑名单、重要客户、白名单。但是当我们重新回顾甄零科技超过130家大型企业的行业实施经验时我们发现:实际业务中的相对方标签的多样性远超想象!

以甄零的某高新技术企业客户为例,受到外部环境影响,部分相对方由于被美国纳入实体清单,公司无法在未来的特定时间继续与其进行业务,如何快速查询哪些相对方在实体清单中、这些相对方和公司还有哪些未结业务、如何避免因为遗漏而同这些相对方开展新业务引发不利结果成为了该客户的当务之急。

甄零科技本着服务客户、急客户之所急的宗旨,依托于甄零合同管理系统所提供的“相对方特殊标签管理”能力,快速构建个性化标签名称及标签对象,完成全部相对方的筛选标记、以上相对方未结合同的汇总、后续合同审批过程中对于以上相对方的预警,通过甄零合同管理系统的专有能力完成了原先需要耗费巨大人力物力以及存在错漏风险的重任,获得了客户的好评。

02.png源于“黑名单”,但高于“黑名单”,甄零发现了标签在相对方管理乃至合同业务中用途的多样性及重要性,可以通过标签的标记、筛选、应用,协助客户最大化发挥标签的使用价值。

这是甄零合同管理系统在预防相对方风险上提供的“更优解”;这更是甄零对标签这一常用手段的全新提炼。

03

相对方的特许经营要怎么管?

当我们去研究医疗行业销售合同时,我们发现:如何对相对方进行特许经营的系统化管理是很多人的盲区。而当我们把范围扩大,去分析更多的行业、业务时我们惊奇的发现:特许经营的形式不仅在生产销售企业存在,在一些新型业态中也有广泛使用,但都没有被大家给予足够重视。

那么,甄零的“相对方特许经营”能力是怎样的呢?持续关注甄零科技,给您带来更前沿的合同管理价值思考。

特约撰稿人:嵇祥


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